Beberapa dari kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah press conference atau konferensi pers. Dikutip dari laman Investopedia, konferensi pers adalah acara yang dibuat untuk menyebarkan informasi dengan mengundang media dan terdapat sesi wawancara. Umumnya, acara ini bertujuan untuk menanggapi berita positif dan negatif, launching produk, atau menginformasikan kepada media dan publik tentang informasi lain terkait suatu perusahaan atau brand.
Kegiatan press conference ini juga menjadi salah satu cara untuk menjaga dan meningkatkan reputasi suatu perusahaan atau brand. Lantas, bagaimana sih cara untuk menciptakan konferensi pers yang sukses sehingga berdampak positif bagi perusahaan? Mau tahu? Yuk, simak penjelasannya berikut ini!
1. Mengetahui Tujuan Konferensi Pers Diselenggarakan
Hal pertama yang perlu diperhatikan untuk membuat konferensi pers adalah tujuan yang ingin dicapai dari acara tersebut. Misalnya, tujuan yang ingin dicapai adalah memperkenalkan produk terbaru dan meningkatkan awareness publik terhadap brand tersebut. Alhasil, acara konferensi pers yang diselenggarakan terkait launching produk.
2. Tentukan Waktu Pelaksanaan Press Conference
Jika kamu sudah mengetahui tujuan acara diselenggarakan, sekarang waktunya menentukan waktu pelaksanaan konferensi pers. Nah, pemilihan waktu ini menjadi faktor amat penting karena bisa menentukan seberapa banyak media yang akan hadir. Selain itu, kamu juga perlu menyiapkan rundown secara detail agar acara tersebut dapat berjalan sesuai rencana.
3. Tentukan Lokasi Pelaksanaan Konferensi Pers
Selanjutnya, kamu perlu menentukan lokasi pelaksanaan acara dengan tepat. Bagian ketiga ini juga menjadi faktor penting untuk menciptakan konferensi pers yang sukses. Jika kamu salah atau memilih lokasi yang tidak sesuai dengan tujuan acara, memungkin acara ini berjalan jadi tidak kondusif. Maka dari itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih lokasi, di antaranya:
- Lokasi yang dipilih harus kondusif.
- Lokasi dekat dengan pusat media.
- Memiliki pencahayaan yang baik, sehingga bagus untuk pengambilan gambar atau video.
- Lokasi yang dipilih mudah diakses.
- Acara press conference yang diselenggarakan, sebaiknya di area indoor atau dalam ruangan agar dapat mengantisipasi hujan dan panas.
4. Mengundang Media Nasional
Ketika seluruh detail acara telah diputuskan, saatnya mengundang media-media nasional dalam acara konferensi pers yang akan diadakan. Kamu perlu menentukan terlebih dahulu media-media yang sesuai dengan brand atau industri perusahaan, serta memiliki kredibilitas yang tinggi. Setelah itu, kamu undang media online atau cetak yang telah terpilih tersebut.
Hal ini ditujukan karena masing-masing media atau jurnalis memiliki kompetensi yang direpresentasikan sesuai dengan desk atau tanggung jawabnya. Maka dari itu, Public Relations Officer perlu mengenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis berita dari acara press conference tersebut.
Bila kamu sudah mengirimkan undangan kepada media, jangan lupa untuk follow up kehadirannya.
5. Menentukan Key Message untuk Konferensi Pers
Key message atau pesan inti menjadi salah satu bagian penting dari acara ini. Pesan inti dibuat dalam bentuk press release. Umumnya, key messages ini paling banyak memuat tiga pokok penting sebagai “terjemahan” dari isi program atau produk yang diluncurkan.
Untuk key messages ini, pembuatannya harus dibuat sangat jelas sehingga tidak menimbulkan interpretasi berbeda. Tak perlu sesuatu yang berlebihan, namun pastikan untuk menawarkan sesuatu yang belum pernah diketahui sebelumnya oleh media. Bagi media yang terpenting adalah berita terbaru atau yang paling menarik serta unik, bukan pada materi-materi yang disodorkan.
6. Menentukan Narasumber atau Juru Bicara
Dalam acara acara seperti ini, biasanya akan ada sesi pemaparan materi atau presentasi produk / program yang diluncurkan. Nah, keberadaan narasumber atau juru bicara ini dibutuhkan untuk mengisi sesi tersebut. Maka dari itu, kamu perlu menunjuk narasumber atau juru bicara ini dari jauh-jauh hari dan pastikan orang tersebut juga menguasai materinya. Sebab, orang tersebut juga akan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari audiens atau jurnalis media yang hadir di acara tersebut.
7. Membuat Daftar Tamu yang Hadir
Kemudian, kamu juga dapat mempersiapkan daftar hadir para tamu undangan dengan menyediakan kolom nama, nomor telepon, e-mail, dan instansi. Hal ini ditujukan agar kamu mengetahui siapa saja yang hadir. Selain itu, data-data ini juga bisa digunakan sebagai database untuk kegiatan public relations selanjutnya.
Itulah beberapa tips untuk membuat konferensi pers agar berjalan sukses. Jika merasa sulit atau masih bingung untuk membuat konferensi pers, kami dapat membantumu mewujudkan acara sesuai dengan tujuan brand atau perusahaan kamu. Yuk, segera hubungi GenayaPR untuk menciptakan konferensi pers yang sukses demi meningkatkan reputasi brand atau perusahaan!
