Press conference yang sudah dipersiapkan sematang mungkin (venue representatif, katering lengkap, undangan disebar jauh-jauh hari), tetap saja bisa berakhir dengan kursi wartawan yang nyaris kosong begitu hari-H tiba. Situasi ini lebih sering terjadi daripada yang dibayangkan banyak perusahaan, dan biasanya disusul dengan pertanyaan yang sama: “Padahal semua sudah dipersiapkan matang, kenapa bisa sepi?”.
Jawabannya, dalam banyak kasus, justru bukan soal persiapan teknis. Namun, permasalahannya karena perusahaan sering sibuk menyempurnakan hal yang paling mudah dilihat mata. Padahal, yang benar-benar menentukan keputusan wartawan untuk datang justru sering luput dari perhatian.
1. Persiapan Matang Tidak Sama dengan Persiapan yang Tepat
Banyak yang mengartikan “persiapan matang” untuk sebuah press conference sebatas venue yang representatif, rundown yang rapi, dan logistik yang lancar. Semua itu penting, tapi sifatnya pendukung, bukan penentu utama. Wartawan tidak datang ke konferensi pers karena venue-nya nyaman atau snack-nya enak. Namun, mereka datang karena ada alasan kuat untuk meliput, dan alasan itu harus sudah terlihat jelas sejak undangan pertama kali dikirim.
2. Hal-hal yang Menentukan Wartawan Datang atau Tidak ke Press Conference
a. Kejelasan Nilai Berita Sejak Undangan
Undangan konferensi pers yang hanya berbunyi “akan ada pengumuman penting” tanpa memberi petunjuk apa isinya, justru sering diabaikan. Wartawan menerima puluhan undangan setiap minggu dan harus memilih mana yang layak dialokasikan waktunya. Semakin jelas nilai berita disampaikan di awal, semakin besar peluang undangan itu dipertimbangkan serius.
b. Waktu Pelaksanaan Press Conference yang Berbenturan dengan Isu Lain
Press conference yang jadwalnya bertabrakan dengan isu nasional besar atau event media lain pada hari yang sama sering kalah bersaing mendapatkan peliput, meski substansinya sebenarnya layak diberitakan. Ini adalah faktor yang jarang dipertimbangkan serius saat perusahaan menentukan tanggal, padahal dampaknya cukup signifikan terhadap jumlah kehadiran media.
c. Media yang Diundang Tidak Sesuai Topik
Mengundang seluruh media secara massal tanpa mempertimbangkan relevansi topik dengan desk masing-masing media adalah kesalahan umum. Misalnya, undangan konferensi pers soal produk teknologi yang dikirim ke desk gaya hidup, kemungkinan besar akan diabaikan karena dianggap di luar cakupan liputan mereka.
d. Tidak Ada Elemen Eksklusif yang Ditawarkan
Wartawan cenderung lebih tertarik datang, jika ada sesuatu yang tidak bisa mereka dapatkan hanya dari siaran pers biasa. Misalnya, kesempatan tanya jawab langsung dengan pengambil keputusan, data yang belum pernah dipublikasikan, atau akses ke narasumber yang sulit ditemui di luar acara tersebut.
e. Reputasi Perusahaan atau Sektor di Mata Media
Perusahaan yang jarang berinteraksi dengan media sebelumnya cenderung lebih sulit menarik kehadiran wartawan. Hal serupa juga berlaku bagi perusahaan yang bergerak di sektor yang dianggap kurang relevan dengan kepentingan publik saat ini. Jadi, sebaik apapun persiapan acaranya, tantangan untuk mengundang perhatian media tetap lebih besar.
3. Kesalahan yang Sering Diulangi Perusahaan
Pola yang berulang terjadi: setelah press conference sepi peliput, evaluasi yang dilakukan biasanya hanya berkutat pada hal teknis. Misalnya, apakah undangan sudah dikirim tepat waktu, atau apakah venue-nya sudah cukup strategis. Padahal akar masalahnya sering ada di tahap yang lebih awal, yaitu bagaimana isu tersebut dikemas dan disampaikan sejak sebelum undangan dibuat.
Konferensi pers pada dasarnya adalah puncak dari sebuah strategi komunikasi, bukan titik awalnya. Ketika sebuah isu tidak dipersiapkan angle dan konteksnya dengan matang sejak awal, sebesar apa pun logistik yang disiapkan, hasilnya akan tetap sulit menarik perhatian media secara luas.
4. Bagaimana Seharusnya Perusahaan Mempersiapkan Press Conference
Idealnya, persiapan konferensi pers dimulai jauh sebelum menentukan tanggal dan venue, dengan memastikan beberapa hal berikut sudah matang terlebih dahulu:
- Angle dan nilai berita yang akan disampaikan sudah jelas dan spesifik, bukan sekadar “pengumuman perusahaan”.
- Daftar media yang diundang sudah disesuaikan dengan relevansi topik, bukan disebar secara masal.
- Ada elemen yang membedakan acara ini dari sekadar rilis informasi biasa, seperti sesi tanya jawab yang benar-benar terbuka.
- Timing pelaksanaan sudah mempertimbangkan kalender isu nasional maupun agenda media lain yang berpotensi bersaing.
Press conference yang sepi wartawan jarang disebabkan oleh kekurangan di sisi logistik. Kekurangan yang lebih sering terjadi justru ada di sisi persiapan strategi, seperti nilai berita yang belum cukup jelas, media yang tidak tepat sasaran, atau timing yang kurang diperhitungkan. Memahami hal ini menjadi langkah awal supaya setiap konferensi pers yang diselenggarakan benar-benar mendatangkan peliputan yang diharapkan, bukan hanya ruangan yang siap tapi minim media.
Jika perusahaan Anda ingin memastikan setiap press conference yang diselenggarakan benar-benar tepat sasaran sejak tahap perencanaan, Genaya Public Relations adalah solusinya. Public relations agency asal Jakarta ini telah berpengalaman menghandle press conference untuk berbagai perusahaan, seperti Siloam Hospitals, Yayasan RMHC Indonesia, Indodana PayLater, Excelso, hingga Acaraki.
Gimana? Tertarik membuat press conference perusahaan Anda yang tepat sasaran dan hasil impactful? Yuk, hubungi Genaya PR sekarang!
