Tahukah kamu bila event management sangat penting dalam penyelenggaraan acara? Dikutip dari laman cevent.com, istilah event management atau manajemen acara merujuk pada proses menciptakan dan memelihara suatu acara yang bersifat publik atau private dengan tujuan tertentu. Proses ini dimulai dari awal perencanaan hingga penyusunan strategi pasca-acara. Adanya event management ini dapat memengaruhi kesuksesan dari sebuah acara.
Untuk mengetahui lebih lengkap tentang event management, yuk kita simak penjelasannya berikut ini!
1. Mengenal Event Management
Manajemen acara merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan event yang bertujuan untuk menciptakan pengalaman berkesan bagi para peserta acara.
Untuk menciptakan acara yang sukses, banyak hal yang perlu diatur seperti penentuan lokasi, pemasaran, logistik, keamanan, strategi pasca-event, hingga kegiatan operasional lainnya. Maka dari itu, manajemen acara menjadi hal penting agar event yang diselenggarakan berjalan sukses.
Apalagi acara yang diselenggarakan ini dapat menunjang kegiatan Public Relations (PR) sebuah perusahaan atau brand dalam menciptakan citra positif di mata internal maupun eksternal stakeholder.
2. Tahapan-tahapan Manajemen Acara
a. Tentukan Tujuan Acara
Pertama, kita harus mengetahui terlebih dahulu tujuan diselenggarakan acara tersebut. Untuk tujuan ini, kamu bisa komunikasikan dengan baik dan detail kepada perusahaan atau pemilik acaranya. Apakah tujuan dari acara tersebut untuk edukasi, promosi, hiburan, atau tujuan lain.
Selain itu, kita juga harus mengetahui informasi terkait target audiens atau peserta yang dikehendaki oleh perusahaan. Dengan mengetahui tujuan dan target audiens, acara yang diselenggarakan ini dapat berjalan sesuai arahan dan tepat sasaran.
b. Tentukan Bentuk Event yang Akan Diselenggarakan
Ketika telah mengetahui tujuan acaranya, selanjutnya tentukan bentuk event yang akan dibuat atau diselenggarakan seperti apa. Dalam hal penyelenggaraan kegiatan yang terkait dengan marketing event, ada beberapa kemasan acara yang bisa dipilih, di antaranya:
- Seminar & Workshop : kegiatan ini ditujukan untuk memberikan informasi mengenai sebuah topik atau mengajarkan suatu keterampilan.
- Kegiatan Exhibition (Pameran/Expo): acara ini ditujukan untuk mempromosikan barang dan jasa, melalui presentasi terorganisasi serta pemajangan produk.
- Peluncuran produk atau product launch: kegiatan ini ditujukan untuk memperkenalkan suatu produk yang baru diluncurkan kepada publik.
- Conference atau konferensi : kegiatan ini biasanya berupa pertemuan dalam jumlah besar untuk membahas topik tertentu.
- Leisure & Entertainment : acara yang diselenggarakan lebih bersifat hiburan dan atau perjalanan wisata, seperti musik, fun games, outbound, dan sejenisnya.
- VIP Event : kegiatan ini menghadirkan pelanggan premium untuk memberikan pelayanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
c. Membuat Detail Acara yang Akan Diselenggarakan
Dalam event management, penyusunan detail konsep acara menjadi hal yang tak kalah penting. Penyusunan detail event ini merujuk pada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan penyelenggara acara. Untuk penyusunan detail acara ini, dapat dibagi ke dalam tiga tahapan, yaitu:
- Pra Event
Di tahap pra-event ini, kamu dapat menentukan lokasi acara seperti indoor atau outdoor. Lalu, venue yang diinginkan seperti apa, apakah di hotel berbintang, restoran, exhibition hall, atau ruang terbuka.
Kemudian, di tahap ini juga menentukan layout ruangan yang ingin digunakan seperti apa. Apakah ingin yang layout-nya seperti theater, classroom, u-shape, round table, atau standing participants.
Terakhir, peserta atau partisipan yang ingin dihadirkan oleh perusahaan seperti apa. Sebaiknya, kamu juga mengetahui jumlah dan demografi partisipan yang ditargetkan oleh perusahaan seperti apa. Mulai dari usia, jenis kelamin, pekerjaan, tingkat pendidikan dan sebagainya.
- Hari H Event
Di hari penyelenggaraan acara, kamu membutuhkan beberapa pengisi acara. Mulai dari MC, pemateri, hiburan pengisi waktu, hingga petugas-petugas lain yang dibutuhkan. Lalu, peralatan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan, seperti meja dan kursi, LCD proyektor, sound system, dan sebagainya. Terakhir, yang tak kalah penting adalah rundown acara. Nah, rundown ini memuat secara detail rangkaian acara sejak mulai kegiatan hingga selesai, sekaligus dengan informasi durasi dan petugas penanggung jawabnya.
- Pasca Event
Tahap pasca event ini artinya kegiatan yang dilaksanakan telah tuntas atau selesai. Meski acara telah selesai, ada beberapa tanggung jawab yang perlu dituntaskan. Pertama, evaluasi tim kerja dengan pembahasan terkait hal-hal yang terjadi selama kegiatan untuk dijadikan bahan evaluasi di kegiatan berikutnya.
Lalu, ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi selama penyelenggaraan kegiatan, terutama para mitra strategis. Terakhir, pembuatan laporan kegiatan, utamanya jika kegiatan ini menggunakan dana dari pihak sponsor.
d. Membuat Panitia atau Tim Event
Selanjutnya, kamu perlu menyusun panitia atau tim yang bekerja pada event tersebut untuk kelancaran acara. Pertama, pembuatan tim Manajemen. Tim ini bertugas menangani pekerjaan administratif dalam keseluruhan tim kerja, seperti penyiapan proposal, surat menyurat, pengelolaan keuangan, dan sebagainya.
Selanjutnya, dibutuhkan tim Marketing & Sales yang menangani promosi dan publikasi event, bernego dengan pihak sponsor, dan penjualan tiket (jika memang event tersebut berbayar).
Lalu, pembuatan tim Kreatif yang bertugas untuk menangani keseluruhan desain acara, baik layout ruangan, pengisi acara, dekorasi panggung, dan segala pernik aksesoris yang diperlukan untuk kelancaran acara.
Terakhir, pembuatan tim operasional yang akan menghandle jalannya acara. Secara spesifik, tim operasional ini bertugas mendukung kelancaran acara, seperti tim registrasi, operator laptop, MC, tim konsumsi, dan tim penerima tamu.
e. Menyusun Anggaran Event
Jika kamu telah menyusun perencanaan acara dengan matang, maka tahap terakhir yang perlu disusun adalah perhitungan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Di tahap ini, kamu dapat menghitung secara rinci kebutuhan dana kegiatan. Mulai dari sewa tempat, konsumsi, peralatan, pemateri, tenaga kerja yang terlibat, dan sebagainya.
Itulah beberapa informasi mengenai event management. Buat yang masih merasa bingung untuk menyelenggarakan event, kamu dapat menghubungi Genaya Public Relations. Agency asal Jakarta ini memiliki layanan PR berupa event management yang ditangani oleh para profesional dengan pengalaman lebih dari 6 tahun dalam manajemen event.
Genaya Public Relations telah berpengalaman untuk menangani semua acara seminar atau konferensi dengan jumlah peserta 100-1500 orang. Selain itu, Genaya PR juga memiliki koneksi ke lebih dari 1000 pembicara profesional (bisnis, marketing, teknologi, startup, industri investasi, industri kecantikan & gaya hidup). Tak hanya itu, Genaya PR juga terhubung dengan lebih dari 100 komunitas.
Gimana? Tertarik untuk menggunakan layanan PR dari Genaya Public Relations ini? Yuk, langsung aja hubungi sekarang juga!
